In onze snel digitaliserende wereld is de veiligheid van data van essentieel belang, zowel digitaal als fysiek. Bij Archive-IT streven we er voortdurend naar om onze klanten de hoogst mogelijke veiligheid te bieden voor hun digitale en fysieke documenten. In deze blog leest u hoe we deze veiligheid waarborgen en welke oplossingen we bieden om ervoor te zorgen dat uw data te allen tijde veilig zijn.
Beveiliging van het fysieke archief
Archive-IT streeft voortdurend naar optimale beveiliging van de fysieke archiefbewaarplaats. Deze betrokkenheid blijkt uit diverse certificeringen na externe audits, zoals ISO / NEN. Voor de bescherming van fysieke documenten en dossiers treffen we verschillende maatregelen , waaronder strikte toegangscontrole met badges, camerabewaking en doeltreffende inbraakpreventiesystemen. Bovendien is directe doormelding naar de brandweer gegarandeerd in het geval van brand, wat de veiligheid van de opgeslagen dossiers waarborgt.
Vervoer
Veiligheid begint bij de bron. Bij het ophalen van dossiers bij klanten zorgt Archive-IT ervoor dat deze in speciale trolleys worden geplaatst en in verzegelde vrachtwagens naar één van onze beveiligde panden worden vervoerd.
Beveiligde panden
Onze panden zijn speciaal gebouwd voor het opslaan van privacygevoelige archieven, met procedures die zorgvuldigheid, veiligheid en efficiëntie garanderen. Dit betekent dat onze faciliteiten ontworpen zijn met specifieke maatregelen om optimale opslagcondities te bieden:
Brandbeveiliging
De archiefruimtes zijn uitsluitend via een speciale sluis bereikbaar en alleen voor geautoriseerde medewerkers toegankelijk. Fysieke documenten zijn verdeeld over compartimenten met brandvertragende deuren voor maximale bescherming. Verder bieden de geavanceerde branddetectiesystemen en een CO2-blusgassysteem de verdere veiligheid, waardoor de betrouwbaarheid van dossiers te allen tijde gewaarborgd blijft.
Inbraakbeveiliging
Naast brandveiligheid, beschikken de panden over uitgebreide inbraakpreventiesystemen. Strikte toegangscontrole zorgt ervoor dat alleen bevoegd personeel toegang heeft tot relevante ruimtes. Daarnaast zijn alle locaties voorzien van camerabewaking, waardoor potentiële dreigingen snel worden gesignaleerd.
Temperatuur
Door een geavanceerd klimaatsysteem worden de relevante klimaatfactoren gereguleerd en gemonitord. Denk aan constante luchtvochtigheid en temperatuur. Hierdoor kunnen papieren documenten honderden jaren intact blijven.
Data veiligheid in onze digitale software-oplossingen
Naast de veiligheid van fysieke data, is ook digitale veiligheid van uiterst belang. Dit staat voorop in onze eigen ontwikkelde digitale software-oplossingen, zoals Virtual Archive en AIR. Onze software-oplossingen zijn niet alleen gebruiksvriendelijk, maar ook ontworpen met een focus op maximale bescherming van gegevens.
In onze software-oplossingen implementeren we verschillende veiligheidsmaatregelen om uw data te beschermen. We gebruiken sterke wachtwoorden en Two Factor Authentication (2FA), waarbij gebruikers een extra verificatiestap moeten doorlopen voor toegang. Hierdoor wordt het voor onbevoegden veel moeilijker om toegang te krijgen tot gevoelige informatie, zelfs als ze het wachtwoord weten.
Daarnaast bieden we uitgebreide mogelijkheden om gebruikersrechten gedetailleerd in te stellen. Met behulp van logging kunnen alle activiteiten binnen onze softwaresystemen worden gevolgd en gemonitord. Elke keer dat een document wordt geopend, gewijzigd of verwijderd, wordt dit zorgvuldig geregistreerd. Deze logs kunnen worden geanalyseerd om ongebruikelijke of verdachte activiteiten te detecteren en te onderzoeken, waardoor potentiële beveiligingsproblemen vroegtijdig worden geïdentificeerd en aangepakt.
Verder maken we gebruik van regelmatige ethische hacking door gecertificeerde partijen. Ethische hackers testen actief onze systemen door gecontroleerde aanvallen uit te voeren om eventuele zwakke plekken te identificeren. Dankzij deze aanpak kunnen we beveiligingslekken opsporen en verhelpen voordat kwaadwillenden er misbruik van kunnen maken. Dit continue proces zorgt ervoor dat onze systemen voortdurend worden verbeterd en aangepast aan de nieuwste dreigingen, waardoor we maximale bescherming kunnen bieden aan uw waardevolle gegevens.
Bij Archive-IT wordt uw veiligheid ook gewaarborgd door strikte naleving van de AVG-wetgeving. Dit houdt in dat we voldoen aan alle richtlijnen voor gegevensbescherming en privacy, waardoor uw gegevens op een veilige en verantwoorde manier worden beheerd.
ISO-certificaten
Dat Archive-IT haar processen rondom de beveiliging van zowel fysieke als digitale dossiers optimaal op orde heeft, blijkt onder andere uit de certificeringen die zijn afgegeven na onafhankelijke audits. De ISO-certificaten zijn uitgegroeid tot een onmisbaar aspect voor Archive-IT.
Archive-IT is gecertificeerd voor drie ISO-certificaten:
- ISO 27001 is een standaard voor informatiebeveiliging
- NEN 7510 is de norm voor informatiebeveiliging in de zorgsector
- ISO 9001 is de standaard voor kwaliteitsmanagement van de processen
Naast bovenstaande certificaten, conformeert onze software AIR zich aan de archiveringsfunctionaliteiten van ISO 16175.
Het belang van data veiligheid is groot. Niemand wil dat privacygevoelige data in verkeerde handen kom. Bij Archive-IT hebben we onze beveiligingsmaatregelen zorgvuldig geoptimaliseerd, zowel voor onze beveiligde panden waar fysieke documenten worden bewaard als voor onze geavanceerde software-oplossingen zoals Virtual Archive en AIR. Dit zorgt ervoor dat uw data ten allen tijden veilig is. Wilt u meer weten over welke mogelijkheden er zijn voor optimale veiligheid van uw data? Neem hier vrijblijvend contact met ons op!
