Maatschappelijk verantwoord ondernemen wordt steeds meer geïntegreerd in organisaties. Het is een breed begrip en hier kan op diverse mogelijkheden invulling aan worden gegeven. Om organisaties handvatten te geven, is ISO 26000 opgesteld. Dit is een internationale norm die zich richt op maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Door de richtlijnen van ISO 26000 te volgen, wordt de focus gelegd op wat er nog behaald kan worden op het gebied van MVO. Het laat tevens zien waar de organisatie nu staat. De richtlijnen zijn internationaal vastgelegd, waardoor het een universele taal is die wordt gesproken. Alleen maar handig!
Er zijn genoeg mogelijkheden voor een archiveringsbedrijf om maatschappelijk verantwoord te ondernemen. MVO is steeds meer een verweven onderdeel in de dagelijkse werkzaamheden. Onderstaand volgen de zeven principes van ISO 26000.
ISO 26000 richt zich op de volgende principes:
1. Verantwoording
Een organisatie dient verantwoording af te leggen over haar effecten op de samenleving, de economie en het milieu. Dit houdt in dat een organisatie een passende controle moet aanvaarden en ook de plicht moet aanvaarden om op deze controle te reageren.
Bij Archive-IT staat kwaliteit en veiligheid op nummer één. Archive-IT is onder andere gecertificeerd voor ISO 9001, ISO 27001 en NEN 7510. Daarnaast is er een Functionaris Gegevensbescherming die toeziet op alle activiteiten die te maken hebben met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Door deze normeringen te volgen, gaat Archive-IT verder dan de geldende wet- en regelgeving en wordt de lat steeds hoger gelegd op het gebied van veiligheid en kwaliteit. Archive-IT voldoet hiermee ook beter aan de wensen en behoeften van de klant.
2. Transparantie
Een organisatie dient transparant te zijn in haar besluiten en activiteiten die gevolgen hebben voor de samenleving en het milieu.
Transparante communicatie tegenover klanten, medewerkers en alle andere betrokkenen staat hoog in het vaandel. Dit houdt in dat Archive-IT ernaar streeft om in alle openheid, tijdig duidelijke informatie te geven over alle relevante (MVO-)activiteiten. Communiceren over de MVO-resultaten geeft meer inzicht en bewustwording over hoe Archive-IT omgaat met de relevante duurzaamheidsthema’s.
Klanten worden bijvoorbeeld meegenomen in de processen en Archive-IT communiceert over de belangrijkste activiteiten die plaatsvinden op de website en de social media kanalen. Intern vinden er kwartaalmeetingen plaats waar de belangrijkste ontwikkelingen worden gepresenteerd aan het team en er nieuwe doelen worden gesteld.
3. Ethisch gedrag
Een organisatie moet zich ethisch gedragen. Het gedrag van een organisatie moet gebaseerd zijn op eerlijkheid, rechtvaardigheid en integriteit. Deze waarden impliceren een zorg voor mensen, dieren en het milieu en een verbintenis om de gevolgen van haar activiteiten en beslissingen voor de belangen van de belanghebbenden aan te pakken.
Archive-IT heeft een personeelshandboek opgesteld waarin de missie, visie en kernwaarden van de organisatie duidelijk worden beschreven. Daarnaast worden er bedrijfsregels en gewenste omgangsafspraken beschreven. De kernwaarden fungeren als ethisch kompas en vormen de ‘kern’ van de bedrijfscultuur. De kernwaarden van Archive-IT zijn als volgt: kwaliteit, transparantie, samenwerken, collegiaal, enthousiasme, respect, klantgerichtheid, initiatiefrijk en betrokkenheid. Medewerkers worden gemotiveerd deze gedragsregels na te leven en dit ook uit te dragen naar buiten toe.
4. Respect voor de belangen van belanghebbenden
Een organisatie dient de belangen van haar belanghebbenden te respecteren, in overweging te nemen en erop te reageren.
Om kwaliteit te garanderen aan de stakeholders, laat Archive-IT zich toetsen op de ISO 9001, ISO 27001 en de NEN 7510 normen. Dit gebeurt jaarlijks door een externe gecertificeerde instantie en ook middels eigen interne audits. Daarnaast vindt er ieder jaar een klanttevredenheidsonderzoek plaats en worden er projectevaluaties gehouden. Dit stelt klanten in de gelegenheid terugkoppeling te geven aan Archive-IT en zo worden de producten en processen continu verbeterd vanuit het oogpunt van de klant.
5. Respect voor de rechtsstaat
Een organisatie dient te aanvaarden dat het respecteren van de rechtsstaat verplicht is.
Archive-IT vindt het belangrijk dat alle bedrijfsprocessen voldoen aan de actuele wet- en regelgeving. Om dit soepel te laten verlopen heeft Archive-IT ervoor gekozen om gebruik te maken van het GRCcontrol pakket van GRCcontrol BV. Dit pakket biedt ondersteuning met het in kaart brengen van de bedrijfsprocessen en dat deze in lijn is met de wet- en regelgeving, met het beheren van risico’s en het naleven van de wet- en regelgeving. De afkorting GRC staat voor Governance, Risk en Compliance.
6. Naleving van de internationale gedragsnormen
Een organisatie moet de internationale gedragsnormen respecteren, terwijl zij zich houdt aan respect voor de rechtsstaat.
Archive-IT is actief in Nederland, Frankrijk, België en Duitsland. In deze landen leven wij de internationale gedragsnormen na. Iedereen wordt als gelijke behandeld.
7. Respect voor mensenrechten
Een organisatie dient de mensenrechten te respecteren en zowel het belang als de universele geldigheid ervan erkennen.
Archive-IT is zich bewust van haar medeverantwoordelijkheid in de bijdrage voor duurzame ontwikkelingen in de samenleving. Archive-IT vindt het belangrijk dat haar medewerkers mentaal en fysiek gezond zijn. Gezonde voeding wordt onder andere gemotiveerd door wekelijks vers fruit beschikbaar te stellen in de kantine.
Ook wordt er secuur in de gaten gehouden of er werkgevaar dreigt uit te breken op de werkvloer. Dit doet Archive-IT door de Risico, Inventarisatie & Evaluatie. Aangezien de gezondheid en veiligheid van de medewerkers voorop staat, is er sinds 2018 een eigen preventiemedewerker aangesteld.
Ieder jaar vindt er een anoniem medewerkerstevredenheidsonderzoek plaats, zodat de relatie met de medewerkers in kaart kan worden gebracht. Verbeterpunten worden op zulke momenten inzichtelijk gemaakt. Ook kunnen medewerkers in gesprek gaan met een vertrouwenspersoon om lastige kwesties ter sprake te brengen.
Dit is slechts een greep van de dingen die Archive-IT doet op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen volgens de ISO 26000 richtlijnen. Benieuwd naar wat wij nog meer doen? Bekijk de pagina over ons MVO-beleid.
