Archiefvernietiging is het vernietigen van overjarig of overtollig archief. De voornaamste reden om te kiezen voor archiefvernietiging is het overschrijden van de minimale bewaartermijn of het bereiken van de maximumbewaartermijn. Hoe werkt dit precies en hoe gaat Archive-IT te werk wanneer een klant opdracht geeft tot archiefvernietiging? Wij leggen het uit!
Bewaartermijnen
Het kan behoorlijk tijdrovend zijn om documenten op de juiste manier te structureren en te bewaren. Bijna alle documenten hebben tegenwoordig verplichte bewaartermijnen, denk bijvoorbeeld aan medische dossiers (15 jaar) of personeelsdossiers (7 jaar). Wanneer deze richtlijnen niet worden nageleefd kan dat moeizame juridische processen of zelfs een bezoek van de belasting met zich meebrengen. Om het voor de klant wat gemakkelijker te maken kunnen bewaartermijnen op een overzichtelijke manier worden bijgehouden in het systeem van Archive-IT!
Vernietiging op een veilige manier
Wanneer de bewaartermijn is verstreken, kan het document worden vernietigd. Het is van belang dat de vernietiging op een veilige manier gebeurd. U wilt natuurlijk niet dat uw vertrouwelijke documenten zomaar op straat komen te liggen. Vaak blijkt dat de maatregelen die bedrijven treffen om documenten te vernietigen niet altijd effectief genoeg zijn. Door de voortschrijdende technieken is het steeds makkelijker om papierresten te herleiden naar het originele document. Daarom moeten bedrijven strengere eisen stellen aan de wijze waarop zij hun documenten vernietigen om te kunnen voldoen aan de AVG.
Samenwerking met PreZero
Wanneer het aankomt op archiefvernietiging werkt Archive-IT samen met PreZero. Archive-IT begint pas met het vernietigingsproces wanneer de klant hier de opdracht tot geeft. Vervolgens zorgt PreZero ervoor dat uw documenten op een veilige en milieuvriendelijke manier worden vernietigd. Om dit te kunnen waarmaken hebben zij een container ontwikkeld die speciaal wordt gebruikt voor archiefvernietiging, namelijk: de SECURE-DATA container. Daarnaast bezitten ze alle benodigde certificaten, die vanuit de wet- en regelgeving worden voorgeschreven. Vernietiging vindt plaats in een volledig gesloten circuit. Samen met PreZero zet Archive-IT zich in om de klant volledig te ontzorgen en archiefvernietiging uit te voeren conform strikte eisen. Nadat de vernietiging is uitgevoerd, ontvangt de klant een certificaat van vernietiging.
Heeft u advies nodig met betrekking tot bewaartermijnen en/of archiefvernietiging? Neem contact met ons op!