Elke organisatie beheert tal van documenten met verplichte bewaartermijnen. Het naleven van deze regels is essentieel om juridische risico’s te voorkomen. Onvolledige of ontbrekende informatie kan leiden tot complexe juridische procedures en mogelijke sancties. Door een effectief documentmanagementsysteem te implementeren, kunt u deze risico’s minimaliseren. Een gedifferentieerde aanpak zorgt ervoor dat elk document correct wordt bewaard en op tijd wordt vernietigd volgens de geldende regelgeving. Zo blijft uw organisatie compliant en operationeel efficiënt.
Bewaartermijn documenten
Wetgeving bewaartermijnen
Het correct structureren en bewaren van documenten is een tijdrovende klus. Zelfs met een gestructureerd archief rijst vaak de vraag: is de informatie later eenvoudig terug te vinden? Voor organisaties die nog met een papieren archief werken, vormt dit niet alleen een ruimteprobleem, maar is het ook lastig te garanderen dat wettelijke bewaartermijnen worden nageleefd.
Digitaal archiveren biedt ogenschijnlijk een oplossing, maar zonder goed documentbeheer raken bestanden al snel verspreid en raakt het overzicht zoek. Hoe zorgt u ervoor dat uw organisatie voldoet aan de wettelijke bewaartermijnen en tegelijkertijd efficiënter werkt?
Houd er rekening mee dat er veel uitzonderingen zijn op de algemene bewaarregels. Bepaalde delen van een dossier moeten korter worden bewaard, terwijl andere juist langer bewaard moeten blijven. Klik hieronder en lees onze blog voor de meest actuele bewaartermijnen.
Er zijn veel soorten documenten en ieder type kent zijn eigen wettelijke bewaarplicht. Enkele voorbeelden van de bewaartermijnen:
- Financiële documenten: 7 jaar.
- Medische dossiers: 20 jaar na de laatste wijziging.
- Personeelsdossiers: maximaal 7 jaar na beëindiging dienstverband.
- Zaakdossiers advocatuur: 5 jaar na afsluiten van de zaak.
Whitepaper bewaartermijnen
De whitepaper gaat in op de bewaartermijnen in verschillende sectoren, zoals de gezondheidszorg, overheid, woningcorporatie en advocatuur. Twijfelt u over de juiste bewaartermijnen voor uw archief? Onze gratis whitepaper biedt duidelijke antwoorden en praktische richtlijnen.
Download nu en zorg ervoor dat uw organisatie voldoet aan alle wettelijke vereisten!
Gedifferentieerde aanpak
Wij adviseren organisaties om eerst goed in kaart te brengen welke informatie zij beheren en welke categorieën hierin te onderscheiden zijn. Een gedifferentieerde aanpak helpt om documenten efficiënt te structureren en te beheren.Met de juiste software kunt u eenvoudig bewaartermijnen toewijzen aan verschillende documenttypen.
In de applicatie AIR is dit proces intuïtief en doeltreffend. Samen met een consultant kunt u bepalen welke documenttypen binnen uw organisatie bestaan en welke bewaartermijnen daaraan gekoppeld moeten worden. Zodra een bewaartermijn verloopt, genereert de software automatisch een lijst met documenten die veilig en gecontroleerd vernietigd kunnen worden. Zo blijft uw archief up-to-date, compliant en beheersbaar.
Opslag in ons beveiligde archiefpand
Om kosten te besparen worden minder actuele dossiers, die zelden worden geraadpleegd, veilig opgeslagen in ons beveiligde archiefpand. Mocht een dossier toch nodig zijn, dan kan het op elk moment van de dag via onze software worden opgevraagd met Scanning on Demand. Zo digitaliseert u alleen wat echt nodig is, zonder onnodige kosten te maken.
Bij de registratie van deze dossiers kan direct een bewaartermijn worden vastgesteld. Hierdoor kunt u ook voor papieren archieven een gestructureerd vernietigingsbeleid hanteren. Elk jaar genereert de software eenvoudig een overzicht van dossiers waarvan de bewaartermijn is verstreken, zodat deze veilig en vertrouwelijk vernietigd kunnen worden.
Kostenefficiënt
Door gebruik te maken van de gedifferentieerde aanpak gaat u kostenefficiënt met de documentatie om en kunt u de bewaartermijnen van de documenten eenvoudig beheren. Zo blijven de documenten niet langer bewaard dan nodig, gaat er geen informatie verloren en kunt u te allen tijde de juiste informatie terugvinden. Een investering van deze aard zal op termijn zeker terugbetaald worden.
De verschillende bewaartermijnen van het archief worden vastgesteld door u, op basis van de wettelijke- of bedrijfsmatige bewaartermijnen. Vervolgens worden deze verwerkt in de software en processen, zodat u altijd op de hoogte bent wanneer deze termijn is verstreken. Dit kunnen wij, indien gewenst, meenemen in ons vernietigingsbeleid.
